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Globale Datenschutzhinweise
Contingent Workforce Management in Fieldglass



1. Zweck


Diese globalen Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Contingent Workforce Managements (Leiharbeit) via des Vendor Management Systems (VMS) Fieldglass.

2. Geltungsbereich 


Vorbehaltlich der nachstehenden Abschnitte gelten diese globalen Datenschutzhinweise für betroffene Personen, deren Daten im VMS, Fieldglass, verarbeitet werden.  

Sie gelten, wenn personenbezogene Daten betroffener Personen von Unternehmen innerhalb der Roche-Gruppe verarbeitet werden, die im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und in der Schweiz ansässig sind, sowie von Unternehmen, die sich nicht im EWR oder in der Schweiz befinden, jedoch personenbezogene Daten betroffener Personen aus dem EWR und der Schweiz verarbeiten. 

3.  Identität und Kontaktdaten der Verantwortlichen


F. Hoffmann-La Roche Ltd, Grenzacherstrasse 124, CH-4070 Basel, Switzerland, E-Mail: global.privacy@roche.com (“Roche”) ist Datenverantwortlicher. 

Für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten unter die EU-Datenschutzgrundverordnung fallen (EU) 2016/679 (“GDPR”/”DSGVO”): EU Repräsentant der F. Hoffmann-La Roche Ltd ist Roche Privacy GmbH, Emil-Barell-Str. 1, D-79639 Grenzach-Wyhlen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten an das jeweilige Unternehmen, das die Stelle anbietet, weitergeleitet. Einzelheiten zu dieser Vereinbarung können bei den Verantwortlichen erfragt werden. Die Identität und die Kontaktdaten des entsprechenden Unternehmens werden vom Personalverleiher (Lieferanten) mitgeteilt oder können von diesem erfragt werden.

Bitte richten Sie Fragen und Anträge rund um diese Information an F. Hoffmann-La Roche Ltd, Global Privacy Office, Grenzacherstrasse 124, CH-4070 Basel, Switzerland, E-mail: global.privacy@roche.com.

4. Rechtsgrundlage  


Für die Verwaltung von Contingent Workforce (Leiharbeit) über das VMS Fieldglass, hat Roche ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung personenbezogener Daten, die es ermöglichen, die am besten geeigneten Kandidaten für die Durchführung eines Einsatzes effektiv und effizient zu ermitteln. Der rechtzeitige Zugriff auf die Daten verbessert den Gesamteindruck von Bewerbern, die als Contractors bei Roche zum Einsatz kommen möchten, indem es die Bearbeitungszeiten minimiert und die Effizienz des Prozesses verbessert.  
Sobald der Bewerber zum Einsatz kommt und damit ein Contractor ist, werden personenbezogene Daten zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet.

5. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Contingent Workforce Management (Leiharbeit) in Fieldglass 

  

5.1. Arten der erhobenen personenbezogenen Daten 

  • Daten von Stellenbewerbern (Job Seekers):  Um die Eignung von Bewerbern für einen Contractor Einsatz bei Roche zu beurteilen, werden deren personenbezogene Daten erfasst. Diese Erhebung erfolgt durch den entsprechenden Personalverleiher und/oder den Arbeitgeber des Bewerbers auf rechtmäßige und legitime Weise, z. B. in Übereinstimmung mit einer entsprechenden Einwilligung. Darüber hinaus stellt der entsprechende Personalverleiher und/oder der Arbeitgeber des Bewerbers sicher, dass den betroffenen Personen alle nach den geltenden Datenschutzgesetzen erforderlichen Informationen zur Verfügung gestellt werden. 
    Die erhobenen Details sind:
    • Vollständiger Name
    • Kontaktdaten (inklusive Adresse)
    • Geburtsdatum
    • Bildungshintergrund
    • Beruflicher Werdegang
    • Qualifikationen
    • Interessen
    • Foto
   
  • Daten von Contractors:  Um die Einsätze von Contractors zu verwalten, erhebt und verarbeitet Roche zusätzlich zu den personenbezogenen Daten des Contractors die folgenden Informationen:   
    • Stellenbezeichnung
    • Gehaltsinformationen
    • Arbeitsadresse
    • Daten zum Zeitmanagement
    • Feedback zum Engagement
    • Notfallkontakt

  • Daten von Personalverleihern: Grundlegende Personalverleiherinformationen sind erforderlich, um vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen. Zwar kann jeder Personalverleiher selbst bestimmen, welche Daten er in Fieldglass speichert und weitergibt, doch bei den von Roche angeforderten und verarbeiteten Daten handelt es sich um Angaben zu einer beauftragten Kontaktperson: Name, Berufsbezeichnung, Arbeitsemail und Arbeitstelefon.  



5.2. Wie werden personenbezogene Daten erhoben?


  • Daten von Stellenbewerbern (Job Seekers): Alle Angaben werden vom jeweiligen Personalverleiher und/oder Arbeitgeber des Bewerbers gemacht, der die nachweisbare Einwilligung des Bewerbers zur Weitergabe der Daten an Roche und zum Hochladen der Daten in SAP Fieldglass haben muss. 
  • Daten von Contractors: Die Daten werden von Roche oder den Personalverleihern gemäß der vertraglichen Vereinbarungen generiert. Die Arbeitszeiten werden, sofern vorhanden, über ein Zeiterfassungssystem ermittelt oder von den Auftragnehmern direkt in Fieldglass eingegeben.
  • Daten von Personalverleihern: Die Daten werden direkt vom Personalverleiher eingegeben und in seiner Instanz der Fieldglass-Anwendung verwaltet.  


5.3. Wie werden personenbezogene Daten genutzt? 


  • Daten von Stellenbewerbern (Job Seekers): Die gesammelten Informationen werden im Rahmen des Recruitments für die Contractors verarbeitet. Sie werden von den zuständigen Personen im Unternehmen geprüft, um die Eignung der Bewerber für die von Roche geforderten Aufgaben zu beurteilen. 
  • Daten von Contractors: Die gesammelten Informationen werden verarbeitet, um die Beschäftigung von Contractors zu verwalten, die Zeitverwaltung zu ermöglichen und das entsprechende Entgelt zu zahlen. Diese Informationen werden im Einklang mit den einschlägigen Arbeitsgesetzen verarbeitet.
  • Daten von Personalverleihern: Die gesammelten Daten werden verarbeitet, um unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen und um mit den Personalverleihern über die benannte Kontaktperson zu kommunizieren. 


5.4. Mit wem werden die Daten geteilt? 


Die Daten werden innerhalb der Roche-Gruppe und mit Drittanbietern, Beratern und anderen Dienstleistern ausgetauscht, die uns bei der Verwaltung von Contractors und dem Betrieb unserer IT-Systeme unterstützen. Diese Unternehmen erbringen Arbeiten und Dienstleistungen wie die Bereitstellung von Informationstechnologie und der dazugehörigen Infrastruktur, Datenanalyse und -einsicht, Wirtschaftsprüfung und andere ähnliche Dienstleistungen.  In einigen Fällen benötigen diese Unternehmen Zugang zu einigen Ihrer personenbezogenen Daten, um ihre Arbeit für uns auszuführen. Es ist ihnen nicht gestattet, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden.


Roche’s Datenverarbeiter sind: 
  • Fieldglass Inc
    • Arten von Leistungen:  Zugriffsmanagement, Geschäftskontinuität, Sammlung, Kundendienst, Datenlöschung, Hosting, IT-Systementwicklung in der Spätphase, Wartung, Qualitätssicherung, Reporting, Service, Support, Umfragen und Test
    • Standort: Hauptstandort Deutschland, Unterstützung kann möglicherweise aus Ländern außerhalb der Europäischen Union gewährt werden
  • Hays Talent Solutions (Switzerland) LTD
    • Arten von Leistungen: Erhebung, Statistik, Umfragen und Tests
    • Standort: Schweiz
  • Deutschland: Hays Talent Solutions GmbH
    • Arten von Leistungen: Erhebung, Statistik, Umfragen und Tests
    • Standort: Deutschland
  • US & Kanada: PRO Unlimited Inc.
    • Arten von Leistungen: Erhebung, Statistik, Umfragen und Tests
    • Standort: USA

Daten von Contractors, die in Kontakt mit europäischen Roche-Tochtergesellschaften stehen, werden in Fieldglass-Datenzentren in der Europäischen Union gespeichert. Ihre personenbezogenen Daten können in andere Länder, in denen Roche tätig ist, übertragen, verwendet, verarbeitet oder gespeichert werden, auch in Länder, in denen die Datenschutzgesetze möglicherweise nicht den gleichen Schutz bieten wie in Ihrem Heimatland. 

Wenn Ihre personenbezogenen Daten unter die DSGVO fallen: Für die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder in Abwesenheit einer Annahmeerklärung zur Angemessenheit innerhalb der Roche-Gruppe, an Geschäftspartner und Dienstleister legen wir Verträge mit den EU-Standardvertragsklauseln fest, die gemäß den Beschlüssen der EU-Kommission vom 27. Dezember 2004 (2004/915/EG), vom 05. Februar 2010 (K(2010)593) oder vom 04. Juni 2021 (EU 2021/914), je nachdem, welcher anwendbar ist, angemessene und geeignete Garantien zur Gewährleistung der Einhaltung der DSGVO darstellen. Für weitere Informationen und ein Exemplar der EU-Standardvertragsklauseln kontaktieren Sie uns bitte unter den oben genannten Kontaktdaten.  


5.5. Schutz der Daten


Im Fieldglass-System sind Maßnahmen zum Schutz und zur Einschränkung des Zugriffs auf und des Missbrauchs von personenbezogenen Daten vorhanden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf sichere Server, Passwörter, Berechtigungssteuerung und Backups. 

5.6. Aufbewahrung der Daten 


Die Daten von Bewerbern werden 3 Jahre nach der letzten Aktualisierung der Daten aufbewahrt.  

Falls ein Bewerber eingestellt wird (Contractor), werden die Daten gemäß den steuerlichen und anderen gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften, die von Land zu Land unterschiedlich sind, aufbewahrt. 

6. Rechte betroffener Personen 

 

6.1. Gesetzlicher Hintergrund 


Gemäß der DSGVO und anderen geltenden Datenschutzgesetzen können Sie bei Roche die folgenden Rechte ausüben: 
  • Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten ("Auskunftsrecht"); 
  • Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen ("Recht auf Berichtigung"); 
  • Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ("Recht auf Löschung"), wenn und soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung oder einem berechtigten Interesse beruht;
  • Sie haben das Recht, die Art und Weise, wie personenbezogene Daten erhoben, verwendet, weitergegeben, gespeichert, analysiert, profiliert oder anderweitig verarbeitet werden, einzuschränken oder dagegen Einspruch zu erheben ("Recht auf Einschränkung der Verarbeitung"), wenn und soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung oder einem berechtigten Interesse beruht;
  • Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die von Ihnen ursprünglich zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten Format zu erhalten ("Recht auf Datenübertragbarkeit"); 
  • Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings zu widersprechen ("Widerspruchsrecht"); 

Betroffene Personen haben das Recht, eine Beschwerde einzureichen: Falls Sie den Eindruck haben, dass Roche gegen EU-Datenschutzgesetze verstößt, haben Sie, wenn und soweit anwendbar, das Recht, bei einer zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde einzureichen. Eine Liste der Datenschutzbehörden der EU-Mitgliedstaaten finden Sie hier:       http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm 

Bitte beachten Sie, dass die oben aufgeführten Rechte nicht absolut sind und durch eine Reihe von gesetzlichen Ausnahmen eingeschränkt werden können.  

Bitte beachten Sie außerdem, dass in Fällen, in denen die DSGVO nicht gilt, das geltende lokale Recht der betroffenen Person ähnliche, wenn nicht sogar dieselben Rechte zugestehen kann.   
  

6.2. Ausübung der Rechte


Zur Ausübung der unter 6.1 genannten Rechte können sich die betroffenen Personen an den Datenschutzbeauftragten des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden unter ​​​​​​​ global.privacy@roche.com .