A ROCHE SZOLGÁLTATÓ (EURÓPA) KFT. PÁLYÁZÓK RÉSZÉRE NYÚJTOTT ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓJA
Utolsó módosítás: [2021.09.16.]
1. Általános rendelkezések, elérhetőségek
A Roche Szolgáltató (Európa) Korlátolt Felelősségű Társaság („Társaság”) a többek között a www.roche.com weboldalon („Weboldal”) vagy egyéb módon meghirdetett álláshelyekre, valamint más formában – így különösen e-mailben, levélben, telefonon vagy a Társaságnál személyesen – jelentkező pályázókkal („Pályázók”) kapcsolatban az EU 2016/679. számú Általános Adatvédelmi Rendelete („GDPR”) 4. cikk 1. pontja szerint „személyes adatnak” minősülő információkat kezel. A jelen adatkezelési tájékoztató („Tájékoztató”) ezeknek a személyes adatoknak a kezeléséről, valamint a Pályázók adatkezeléssel kapcsolatos jogairól és jogorvoslati lehetőségeiről ad tájékoztatást. Ha a pályázat benyújtása nem a Társaság számára történik, akkor a személyes adatok kezelésére annak a társaságnak az adatkezelési feltételei irányadók, ahova a pályázatot benyújtották, akár fizikai formában, akár elektronikus úton (ideértve más Roche társaságokat is, például a F. Hoffmann-La Roche Ltd,-t - Grenzacherstrasse 124, CH-4070 Basel, Svájc).
A Társaság elérhetőségei:
A Társaság székhelye: 1133 Budapest, Véső utca 7.
A Társaság cégjegyzékszáma: Cg. 01-09-872964
A Társaságot nyilvántartja a Fővárosi Törvényszék Cégbírósága
A Társaság telefonszáma: +36 1 461 8900
A Társaság email címe: budapest.admin.ba1@roche.com
A Társaság weboldala: https://www.roche.com/careers/our-locations/europe/hungary/budapest/careers.htm
A Társaság adatvédelmi koordinátorának neve, elérhetősége: Mágoriné Kovács Lívia, budapest.privacy@roche.com
A Tájékoztató elérhető a Weboldalon elektronikusan, valamint a Társaság irodáiban papíralapon is. Emellett az érintettek jogairól és jogorvoslati lehetőségeiről a Társaság készséggel nyújt tájékoztatást a fenti elérhetőségein is.
A Társaság fenntartja a jogot, hogy a jelen Tájékoztatót egyoldalúan, a módosítást követő hatállyal módosítsa, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban foglalt korlátozásokra és szükség esetén a Pályázók megfelelő időben történő előzetes tájékoztatásával. A jelen Tájékoztató módosítására különösen abban az esetben kerülhet sor, ha arra jogszabályváltozás, adatvédelmi hatósági gyakorlat, üzleti- vagy munkavállalói igény, új, személyes adatok kezelésével járó tevékenység, újonnan felfedezett biztonsági kockázat, vagy a Pályázók visszajelzése miatt szükség van. A jelen Tájékoztatóval vagy adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos kommunikáció, valamint egyébként a Pályázókkal való kapcsolat során a Társaság kapcsolatfelvételi és kapcsolattartási célból felhasználhatja a Pályázónak a Társaság rendelkezésére álló elérhetőségeit. Kérésére a Társaság például megküldi a Pályázónak a mindenkor hatályos Tájékoztató egy példányát, vagy igazolja a Tájékoztató Pályázók általi megismerését.
2. Az álláspályázatok és az abban foglalt személyes adatok kezelése
A Pályázó álláspályázatának és az abban foglalt valamennyi személyes adatnak a rendelkezésre bocsátásával szavatolja, hogy (i) azok kizárólag saját személyes adataira vonatkoznak; vagy (ii) megfelelő és tájékozott hozzájárulással vagy egyéb jogalappal rendelkezik a személyes adatok átadására. Ha a Társaság tudomására jut, hogy az érintett adatait annak hozzájárulása vagy egyéb megfelelő jogalap nélkül közölték, úgy ezen adatokat a Társaság haladéktalanul törölheti, emellett az érintett jogosult a jelen Tájékoztató szerinti jogok és jogorvoslati lehetőségek gyakorlására. A Társaság nem felelős a Pályázó fenti kötelezettségvállalásának megszegéséből esetlegesen származó károkért, veszteségért vagy sérelemért.
A Társaság a Pályázókkal kapcsolatos adatokat külső társaságoktól is megkaphatja. Ilyen külső társaság például: Hays Hungary Kft. (munkaerő-közvetítés), Profession.hu, (munkaerő-közvetítés), Focus Consulting Kft. (munkaerő-közvetítés), Meló-Diák Universitas Iskolaszövetkezet (iskolaszövetkezeti szolgáltatás nyújtása), Randstad Hungary Kft. (munkaerő-közvetítés), Jobsgarden Kft. (munkaerő-közvetítés), Talentuno Technologies Zrt. (munkaerő-közvetítés), CPL Jobs Kft. (munkaerő-közvetítés), Talentify CO Kft. (munkaerő-közvetítés), Jobs Személyzeti Tanácsadó Kft. (munkerő-közvetítés), Zyntern.com Kft. (munkaerő-közvetítés). A külső társaság által végzett adatkezelés tekintetében az adott társaság adatkezelési feltételei irányadók, mellyel kapcsolatban a Társaság nem gyakorol ellenőrzést. Emellett a Társaság az érintett külső társaságok szolgáltatásait a velük való megállapodás szerint a toborzási eljárás során is igénybe veheti (például: a sikeres Pályázók kiválasztásához történő segítségnyújtás során), amelyről az érintettek elsősorban az adott külső társaságoktól kaphatnak tájékoztatást. A Társaság a külső társaságok részére a szolgáltatás-nyújtásuk teljesítéséhez, valamint a díjazásuk kiszámításához feltétlenül szükséges adatokat továbbítja (adott esetben ideértve például: kezdeti munkakör és alapbér, munkaviszony kezdete).
A Társaság az álláspályázatok és az abban foglalt személyes adatok kezelésével kapcsolatban az alábbi tájékoztatást nyújtja.
Ha az adatkezelés időtartamaként a jelen Tájékoztató igény érvényesíthetőségének elévülési idejét jelöli meg, az elévülést megszakító cselekmény az adatkezelés időtartamát az elévülés bekövetkezésének új időpontjáig meghosszabbítja (a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény - „Ptk.” - 6:25. § (2)). Elévülés nyugvása esetén az akadály megszűnésétől számított egyéves - egyéves vagy ennél rövidebb elévülési idő esetén három hónapos - határidőn belül a követelés akkor is érvényesíthető, ha az elévülési idő már eltelt, vagy abból a fenti időtartamnál kevesebb van hátra (Ptk. 6:24. § (2)).
a. A Pályázók személyes adatainak kezelése a Társaság által meghirdetett, valamint a Pályázók által megpályázott álláshelyek betöltése (toborzás) és a kiválasztási folyamat dokumentálása céljából.
Az adatkezelés jogalapja:
A GDPR 6. cikk (1) b) pontja (az adatkezelés a munkaszerződés megkötését megelőzően a Pályázó kérésére történő lépések megtételéhez, pályázat elbírálásához szükséges).
Az adatkezeléssel kapcsolatos tudnivalók az esetleges állásinterjún a leadott álláspályázat tartalmának tisztázásával, valamint a Pályázó által az állásinterjún közölt szakmai elvárásokkal, igényekkel, az esetleges szakmai kérdésekkel, feladatokkal és alkalmassággal kapcsolatos személyes adatok kezelésére is irányadók.
Az adatkezeléssel kapcsolatos tudnivalók szintén irányadók, ha a Pályázó álláspályázatát a Weboldalon történő jelentkezésen kívüli, egyéb módon (például: személyesen, e-mail-ben, online nem a Társaság felületén (például Linkedin, profession.hu)) továbbítja a Társaság részére.
Az adatok nélkül az álláspályázat nem bírálható el megfelelően.
Munkaviszony létesítését szükségessé tevő pozícióra való jelentkezés esetén további jogalapul szolgál a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 10. § (1). Eszerint a munkavállalótól már a munkaviszony létesítését megelőzően kérhetők a munkaviszony létesítése szempontjából lényeges adatok és adatlapok.
Sikeres kiválasztás esetén, ha az közvetítő cég igénybevételével történt, a Társaság a közvetítő cég adatkezelési feltételei szerint értesíti a közvetítő céget a felvételről és a Pályázó kezdő fizetéséről annak érdekében, hogy a sikeres közvetítésért járó jutalékot kiszámíthassa. Az adattovábbítás jogalapja ebben az esetben a GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság és a közvetítő cég jogos érdeke).
Ha a Pályázót a Társaság olyan konstrukcióban alkalmazza, hogy a Pályázónak nem magával a Társasággal lesz szerződése, akkor a Társaság a személyes adatokat továbbítja a foglalkoztató cég számára. Ilyen eset például, ha a Társaság gyakornokot alkalmaz, és a foglalkoztató cég a Meló-Diák Universitas Iskolaszövetkezet. Az adattovábbítás jogalapja ebben az esetben a GDPR 6. cikk (1) b) pontja (az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben a Pályázó az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően a Pályázó kérésére történő lépések megtételéhez szükséges).
Referenciaszemélyek adatai kezelésének jogalapja a GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság és a Pályázó jogos érdeke).
A kezelt adatok köre:
A Pályázók neve, kapcsolattartási adatai (cím, telefonszám, e-mail cím, adott esetben LinkedIn vagy egyéb közösségi média elérhetőség, szakmai weboldal címe), önéletrajz és motivációs levél tartalma, önéletrajzhoz mellékelt profilkép (fotó), idegen-nyelv ismeret, korábbi munkatapasztalata, munkahely(ek), végzettségre, képességre, tanulmányokra vonatkozó adatok, preferált szakterület, referenciák, esetlegesen elvárt havi fizetés. Az önéletrajzok és pályázatok magukban foglalhatják a Pályázók saját maguk által önkéntesen megadott személyes adatait, úgymint: születési hely és idő, anyja neve, állampolgárság.
Az adatkezelés kiterjed az esetleges állásinterjún, a leadott álláspályázat tartalmának tisztázásával, valamint a Pályázó által az állásinterjún közölt szakmai elvárásokkal, igényekkel, az esetleges szakmai kérdésekkel, feladatokkal és kompetenciákkal kapcsolatos személyes adatok kezelésére is.
Ezeket az adatokat a Társaság vagy közvetlenül a Pályázótól kapja, vagy a Pályázó adatait továbbító harmadik személytől (például fejvadászok, munkaerő-közvetítők). Utóbbi esetben a harmadik személy adatkezelési feltételei is irányadóak lehetnek az adatkezeléssel kapcsolatban.
A fentieken túlmenően a Társaság a jelentkezésekkel, álláspályázatokkal összefüggésben belső feljegyzéseket készíthet a Pályázó szakmai alkalmasságával és annak értékelési szempontjaival kapcsolatban.
A Pályázó emellett a korábbi vagy jelenlegi munkahelyéhez kapcsolódó referenciaszemélyek nevét, pozícióját és elérhetőségeit is megadhatja, ha úgy látja, hogy az érintett személy (jellemzően: korábbi szakmai felettes, munkatárs) hitelt érdemlő információkat tud adni a Pályázó szakmai tapasztalatairól és szaktudásáról. Ezen adatok megadása, valamint referenciaszemély megjelölése nem kötelező, annak hiányában a Pályázót hátrányos megkülönböztetés nem éri a Társaság részéről. Referenciaszemély megjelölése esetén a Pályázó kijelenti, hogy a referenciaszemély személyes adatai továbbításához megfelelő jogalappal rendelkezik, és azzal a referenciaszemély jogait nem sérti.
A Társaság, ha az adott referenciaszemélyt megkeresi, úgy kizárólag a megpályázott munkakör vonatkozásában releváns, a Pályázó szakmai tapasztalataival, szaktudásával kapcsolatos adatok vonatkozásában kérhet információkat, egyéb adatokat nem rögzíthet.
Az adatkezelés időtartama:
Az adatmegőrzési idő – a kiválasztási eljárás lezárását (tehát a sikeres Pályázó kiválasztását) követő 3 év (elévülési idő), a Pályázó által esetlegesen kezdeményezett peres eljárásban vagy hatósági eljárásban – például esélyegyenlőségre, hátrányos megkülönböztetés tilalmára hivatkozva – történő védekezés céljából (legkésőbb az érintett eljárások jogerős befejezéséig kezelhetők az adatok) illetve a Társaság számára a jövőbeli álláspályázatok elbírálása érdekében a fenti időszak alatt indokolt lehet annak belső nyilvántartása, ha valaki már korábban állásra pályázott a Társaságnál. Az adatkezelés eredeti jogalapját ebben az esetben felváltja az GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság jogos érdeke). Az adat kezelése a Társaság jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, ami az igényérvényesítéssel összefüggő eljárás(ok)ban való részvétel, a Társaság védekezésének előterjesztése, valamint annak nyilvántartása, hogy az érintett korábban jelentkezett-e már állásra a Társasághoz.
A fenti időszakban a Társaság belső audit formájában maga is ellenőrizheti, hogy az adott állásra a legmegfelelőbb Pályázó került-e kiválasztásra.
Tekintettel a fenti szempontokra, a kiválasztási eljárás lezárását követően a Társaság az álláspályázatokat saját, belső zárt rendszerében és zárt irodában tárolja (azokon a fenti peres vagy hatósági eljárás kezdeményezése hiányában a tároláson kívül más adatkezelési műveletet nem végez), majd a 3 éves időtartam lejártával azokat visszaállíthatatlan módon törli.
Bizonyos esetekben a Társaságra rövidebb adatmegőrzési idő lehet irányadó: például lehet olyan eset, hogy a Pályázó adatait a Társaság harmadik fél által működtetett önéletrajz adatbázisból kapja meg. Ebben az esetben a Társaság az adatbázist fenntartó harmadik fél által előírt határidőn belül köteles törölni a személyes adatokat. Például a profession.hu általános szerződési feltételei szerint történő önéletrajz-adatbázis hozzáférés esetén a Társaság kizárólag az önéletrajz, egyéb dokumentum letöltésétől számított 90 napon belül jogosult a Pályázóval felvenni a kapcsolatot és adatait kezelni.
Ha a Pályázó még a kiválasztási eljárás lezárása előtt visszavonja jelentkezését a Társaság valamelyik fenti elérhetőségén, a Társaság ez esetben a visszavonást követően haladéktalanul törli a Pályázó adatait. A jelentkezés visszavonását a Társaság úgy tekinti, hogy a Pályázó a jelentkezéssel kapcsolatban semmilyen igényt nem kíván érvényesíteni és nem kíván szerződést kötni a Társasággal.
A Pályázók álláspályázataihoz és az abban foglalt személyes adataihoz a Társaság szervezetén belül az érintett álláspályázat szerinti terület illetékese és a Társaság People & Culture csapatának illetékes munkavállalói, a fentebb írt peres eljárás vagy hatósági eljárás kezdeményezése esetén pedig emellett a Társaság jogi osztályának illetékes munkavállalói férhetnek hozzá az adatkezelés időtartama alatt.
A GDPR 6. cikk (1) b) pontja (az adatkezelés a munkaszerződés megkötését megelőzően a Pályázó kérésére történő lépések megtételéhez, pályázat elbírálásához szükséges).
Az adatkezeléssel kapcsolatos tudnivalók az esetleges állásinterjún a leadott álláspályázat tartalmának tisztázásával, valamint a Pályázó által az állásinterjún közölt szakmai elvárásokkal, igényekkel, az esetleges szakmai kérdésekkel, feladatokkal és alkalmassággal kapcsolatos személyes adatok kezelésére is irányadók.
Az adatkezeléssel kapcsolatos tudnivalók szintén irányadók, ha a Pályázó álláspályázatát a Weboldalon történő jelentkezésen kívüli, egyéb módon (például: személyesen, e-mail-ben, online nem a Társaság felületén (például Linkedin, profession.hu)) továbbítja a Társaság részére.
Az adatok nélkül az álláspályázat nem bírálható el megfelelően.
Munkaviszony létesítését szükségessé tevő pozícióra való jelentkezés esetén további jogalapul szolgál a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 10. § (1). Eszerint a munkavállalótól már a munkaviszony létesítését megelőzően kérhetők a munkaviszony létesítése szempontjából lényeges adatok és adatlapok.
Sikeres kiválasztás esetén, ha az közvetítő cég igénybevételével történt, a Társaság a közvetítő cég adatkezelési feltételei szerint értesíti a közvetítő céget a felvételről és a Pályázó kezdő fizetéséről annak érdekében, hogy a sikeres közvetítésért járó jutalékot kiszámíthassa. Az adattovábbítás jogalapja ebben az esetben a GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság és a közvetítő cég jogos érdeke).
Ha a Pályázót a Társaság olyan konstrukcióban alkalmazza, hogy a Pályázónak nem magával a Társasággal lesz szerződése, akkor a Társaság a személyes adatokat továbbítja a foglalkoztató cég számára. Ilyen eset például, ha a Társaság gyakornokot alkalmaz, és a foglalkoztató cég a Meló-Diák Universitas Iskolaszövetkezet. Az adattovábbítás jogalapja ebben az esetben a GDPR 6. cikk (1) b) pontja (az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben a Pályázó az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően a Pályázó kérésére történő lépések megtételéhez szükséges).
Referenciaszemélyek adatai kezelésének jogalapja a GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság és a Pályázó jogos érdeke).
A kezelt adatok köre:
A Pályázók neve, kapcsolattartási adatai (cím, telefonszám, e-mail cím, adott esetben LinkedIn vagy egyéb közösségi média elérhetőség, szakmai weboldal címe), önéletrajz és motivációs levél tartalma, önéletrajzhoz mellékelt profilkép (fotó), idegen-nyelv ismeret, korábbi munkatapasztalata, munkahely(ek), végzettségre, képességre, tanulmányokra vonatkozó adatok, preferált szakterület, referenciák, esetlegesen elvárt havi fizetés. Az önéletrajzok és pályázatok magukban foglalhatják a Pályázók saját maguk által önkéntesen megadott személyes adatait, úgymint: születési hely és idő, anyja neve, állampolgárság.
Az adatkezelés kiterjed az esetleges állásinterjún, a leadott álláspályázat tartalmának tisztázásával, valamint a Pályázó által az állásinterjún közölt szakmai elvárásokkal, igényekkel, az esetleges szakmai kérdésekkel, feladatokkal és kompetenciákkal kapcsolatos személyes adatok kezelésére is.
Ezeket az adatokat a Társaság vagy közvetlenül a Pályázótól kapja, vagy a Pályázó adatait továbbító harmadik személytől (például fejvadászok, munkaerő-közvetítők). Utóbbi esetben a harmadik személy adatkezelési feltételei is irányadóak lehetnek az adatkezeléssel kapcsolatban.
A fentieken túlmenően a Társaság a jelentkezésekkel, álláspályázatokkal összefüggésben belső feljegyzéseket készíthet a Pályázó szakmai alkalmasságával és annak értékelési szempontjaival kapcsolatban.
A Pályázó emellett a korábbi vagy jelenlegi munkahelyéhez kapcsolódó referenciaszemélyek nevét, pozícióját és elérhetőségeit is megadhatja, ha úgy látja, hogy az érintett személy (jellemzően: korábbi szakmai felettes, munkatárs) hitelt érdemlő információkat tud adni a Pályázó szakmai tapasztalatairól és szaktudásáról. Ezen adatok megadása, valamint referenciaszemély megjelölése nem kötelező, annak hiányában a Pályázót hátrányos megkülönböztetés nem éri a Társaság részéről. Referenciaszemély megjelölése esetén a Pályázó kijelenti, hogy a referenciaszemély személyes adatai továbbításához megfelelő jogalappal rendelkezik, és azzal a referenciaszemély jogait nem sérti.
A Társaság, ha az adott referenciaszemélyt megkeresi, úgy kizárólag a megpályázott munkakör vonatkozásában releváns, a Pályázó szakmai tapasztalataival, szaktudásával kapcsolatos adatok vonatkozásában kérhet információkat, egyéb adatokat nem rögzíthet.
Az adatkezelés időtartama:
Az adatmegőrzési idő – a kiválasztási eljárás lezárását (tehát a sikeres Pályázó kiválasztását) követő 3 év (elévülési idő), a Pályázó által esetlegesen kezdeményezett peres eljárásban vagy hatósági eljárásban – például esélyegyenlőségre, hátrányos megkülönböztetés tilalmára hivatkozva – történő védekezés céljából (legkésőbb az érintett eljárások jogerős befejezéséig kezelhetők az adatok) illetve a Társaság számára a jövőbeli álláspályázatok elbírálása érdekében a fenti időszak alatt indokolt lehet annak belső nyilvántartása, ha valaki már korábban állásra pályázott a Társaságnál. Az adatkezelés eredeti jogalapját ebben az esetben felváltja az GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság jogos érdeke). Az adat kezelése a Társaság jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, ami az igényérvényesítéssel összefüggő eljárás(ok)ban való részvétel, a Társaság védekezésének előterjesztése, valamint annak nyilvántartása, hogy az érintett korábban jelentkezett-e már állásra a Társasághoz.
A fenti időszakban a Társaság belső audit formájában maga is ellenőrizheti, hogy az adott állásra a legmegfelelőbb Pályázó került-e kiválasztásra.
Tekintettel a fenti szempontokra, a kiválasztási eljárás lezárását követően a Társaság az álláspályázatokat saját, belső zárt rendszerében és zárt irodában tárolja (azokon a fenti peres vagy hatósági eljárás kezdeményezése hiányában a tároláson kívül más adatkezelési műveletet nem végez), majd a 3 éves időtartam lejártával azokat visszaállíthatatlan módon törli.
Bizonyos esetekben a Társaságra rövidebb adatmegőrzési idő lehet irányadó: például lehet olyan eset, hogy a Pályázó adatait a Társaság harmadik fél által működtetett önéletrajz adatbázisból kapja meg. Ebben az esetben a Társaság az adatbázist fenntartó harmadik fél által előírt határidőn belül köteles törölni a személyes adatokat. Például a profession.hu általános szerződési feltételei szerint történő önéletrajz-adatbázis hozzáférés esetén a Társaság kizárólag az önéletrajz, egyéb dokumentum letöltésétől számított 90 napon belül jogosult a Pályázóval felvenni a kapcsolatot és adatait kezelni.
Ha a Pályázó még a kiválasztási eljárás lezárása előtt visszavonja jelentkezését a Társaság valamelyik fenti elérhetőségén, a Társaság ez esetben a visszavonást követően haladéktalanul törli a Pályázó adatait. A jelentkezés visszavonását a Társaság úgy tekinti, hogy a Pályázó a jelentkezéssel kapcsolatban semmilyen igényt nem kíván érvényesíteni és nem kíván szerződést kötni a Társasággal.
A Pályázók álláspályázataihoz és az abban foglalt személyes adataihoz a Társaság szervezetén belül az érintett álláspályázat szerinti terület illetékese és a Társaság People & Culture csapatának illetékes munkavállalói, a fentebb írt peres eljárás vagy hatósági eljárás kezdeményezése esetén pedig emellett a Társaság jogi osztályának illetékes munkavállalói férhetnek hozzá az adatkezelés időtartama alatt.
b. A Pályázó megpályázott munkakörre való szakmai alkalmasságának felmérése (alkalmassági vizsgálattal, tesztlapokkal és a Pályázó által készített videókkal kapcsolatos adatkezelés), az álláspályázatok áttekintését követően – a megpályázott munkakör jellege szerint.
A szakmai alkalmassági vizsgálatra és szakember segítségével történő értékelésre kizárólag a Társaság által előre meghatározott esetekben kerül sor – ha az a munkakör betöltéséhez szükséges –, amely esetekben a Társaság a Pályázókat még a vizsgálat elvégzését megelőzően értesíti. Az alkalmassági vizsgálat általában az idegennyelv-tudás és a pénzügyi tudás felmérésére szolgáló tesztek segítségével történik. Az alkalmassági vizsgálat része lehet továbbá az ún. „Assessment Center”. Az Assessment Center vagy AC a Pályázók kiválasztása során alkalmazott módszer, amelynek célja, hogy a Pályázók várható szakmai „beválását” felmérjék. A Pályázókat a betöltendő munkakörre jellemző feladatok elé állítják, és viselkedésükből, reakcióikból igyekeznek arra következtetni, hogy hogyan boldogulnának az adott munkakörben. A feladatok között szerepelhetnek egyebek mellett: szituációs gyakorlatok, prezentációs gyakorlatok, tesztek, interjúszituációk.
A Társaság a kiválasztási folyamat során a Pályzázók előszűrését követően videó készítését kérheti a Pályázóktól. A Társaság a videó készítését kizárólag olyan munkakörök esetén kérheti, ahol a munkavállaló gyakran szerepel és jelentősége van a munkavállaló előadásmódjának, beszédstílusának, illetve megjelenésének (fellépésének), valamint olyan munkakörök esetén, ahol a videók magas színvonalú készítése a munkavállaló munkaköri feladatai közé tartozik. Ilyen munkakörök például a kommunikációs, projekt menedzsment, illetve az employer branding területen betöltendő munkakörök. A Társaság az előszűrt Pályázókat mindig előzetesen, írásban tájékoztatja arról, hogy a videót a Pályázó milyen témában készítse el (például egy bemutatkozó videó, amelyben a jelentkező az előzetesen megadott kérdésekre válaszol), az milyen hosszú legyen, milyen technikai követelményeknek feleljen meg, valamint meddig küldje el a Társaság részére. A videó témája kizárólag a munkakör betöltéséhez kapcsolódik, például egy bemutatkozó videó, amelyből a Társaság meg tudja állapítani, hogy a jelentkező beszédstílusa összhangban van-e az elvárásaival.
Az adatkezelés jogalapja:
A GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság jogos érdeke).
A Pályázók az alkalmassági vizsgálattal kapcsolatos kérdéseiket az alkalmassági vizsgálat helyszínén, a vizsgálat elvégzését megelőzően, és a vizsgálat során is feltehetik.
A Társaság jogos érdekén alapuló adatkezeléshez kapcsolódó érdekmérlegelési tesztet a jelen Tájékoztatóhoz mellékletként csatolt táblázat tartalmazza.
A kezelt adatok köre:
Az alkalmassági vizsgálat alábbi formái során megadott válaszok, megismert szakmai képességek, valamint a Pályázó által rendekezésre bocsátott videófelvétel (kép-és hangfelvétel) és az abból levont következtetések.
Az alkalmasság felmérésével kapcsolatos kérdések, feladatok kizárólag a meghirdetett munkakör betöltéséhez elengedhetetlenül szükséges szakmai alkalmasság vizsgálatára irányulnak. A vizsgálat elvégzését a Társaság által felkért vagy a Társaság saját állományába tartozó, titoktartásra kötelezett szakember végzi. Ennek során értékeli a Pályázó által kitöltött tesztlapokban / online felületen / személyes interjú során megadott válaszokat, információkat. A Pályázó által készített videó értékelését a Társaság People & Culture osztályának munkatársai, az illetékes szakmai vezető, valamint a kiválasztásban részt vevő munkavállalók végzik és azt értékelik, hogy a Pályázó előadásmódja, beszédstílusa, illetve megjelenése (fellépésének) mennyire van összhangban a Társaság elvárásaival, valamint olyan munkakörök esetén, ahol a videók magas színvonalú készítése a munkavállaló munkaköri feladatai közé tartozik, a videót technikai szempontból értékelik.
Az értékelés szempontjainak megismerését a tesztlapok / online felület még a kitöltést, illetve a videó elkészítését megelőzően lehetővé teszi, vagy azokat a személyes interjú során a Pályázóval az interjú kezdetét megelőzően közlik.
A szakmai alkalmasság felmérésének egyik fenti módszere sem irányul a Pályázó magánéletének vagy a szakmai alkalmasság felméréséhez szükségtelen személyiségjegyek megismerésére.
A fenti szakember kizárólag az esetleges értékelés eredményét közli a Társasággal: (i) a Pályázó az adott munkakörre megfelel vagy nem felel meg, vagy (ii) a munkakör betöltéséhez további feltételek biztosítása szükséges a Társaság részéről, például: további szakmai képzés, vezető pozíciók esetén vezetői képzés lehetőségének biztosítása.
Az adatkezelés időtartama:
A Társaság a személyes adatokat az „A Pályázók személyes adatainak kezelése a Társaság által meghirdetett, valamint a Pályázók által megpályázott álláshelyek betöltése (toborzás) és a kiválasztási folyamat dokumentálása céljából.” adatkezelési célnál megadott szempontok szerint őrzi.
A Pályázók alkalmassági vizsgálat során megadott válaszaihoz, valamint azok értékeléséhez (megismert szakmai alkalmasság) a Társaság szervezetén belül az érintett álláspályázat szerinti terület illetékese és a Társaság People & Culture csapatának illetékes munkavállalói férhetnek hozzá, valamint a Társaság által felkért vagy a Társaság állományába tartozó szakember (ez utóbbi a válaszokhoz is, míg az előbbiek kizárólag az eredményekhez rendelkeznek hozzáféréssel).
A Társaság a kiválasztási folyamat során a Pályzázók előszűrését követően videó készítését kérheti a Pályázóktól. A Társaság a videó készítését kizárólag olyan munkakörök esetén kérheti, ahol a munkavállaló gyakran szerepel és jelentősége van a munkavállaló előadásmódjának, beszédstílusának, illetve megjelenésének (fellépésének), valamint olyan munkakörök esetén, ahol a videók magas színvonalú készítése a munkavállaló munkaköri feladatai közé tartozik. Ilyen munkakörök például a kommunikációs, projekt menedzsment, illetve az employer branding területen betöltendő munkakörök. A Társaság az előszűrt Pályázókat mindig előzetesen, írásban tájékoztatja arról, hogy a videót a Pályázó milyen témában készítse el (például egy bemutatkozó videó, amelyben a jelentkező az előzetesen megadott kérdésekre válaszol), az milyen hosszú legyen, milyen technikai követelményeknek feleljen meg, valamint meddig küldje el a Társaság részére. A videó témája kizárólag a munkakör betöltéséhez kapcsolódik, például egy bemutatkozó videó, amelyből a Társaság meg tudja állapítani, hogy a jelentkező beszédstílusa összhangban van-e az elvárásaival.
Az adatkezelés jogalapja:
A GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság jogos érdeke).
A Pályázók az alkalmassági vizsgálattal kapcsolatos kérdéseiket az alkalmassági vizsgálat helyszínén, a vizsgálat elvégzését megelőzően, és a vizsgálat során is feltehetik.
A Társaság jogos érdekén alapuló adatkezeléshez kapcsolódó érdekmérlegelési tesztet a jelen Tájékoztatóhoz mellékletként csatolt táblázat tartalmazza.
A kezelt adatok köre:
Az alkalmassági vizsgálat alábbi formái során megadott válaszok, megismert szakmai képességek, valamint a Pályázó által rendekezésre bocsátott videófelvétel (kép-és hangfelvétel) és az abból levont következtetések.
Az alkalmasság felmérésével kapcsolatos kérdések, feladatok kizárólag a meghirdetett munkakör betöltéséhez elengedhetetlenül szükséges szakmai alkalmasság vizsgálatára irányulnak. A vizsgálat elvégzését a Társaság által felkért vagy a Társaság saját állományába tartozó, titoktartásra kötelezett szakember végzi. Ennek során értékeli a Pályázó által kitöltött tesztlapokban / online felületen / személyes interjú során megadott válaszokat, információkat. A Pályázó által készített videó értékelését a Társaság People & Culture osztályának munkatársai, az illetékes szakmai vezető, valamint a kiválasztásban részt vevő munkavállalók végzik és azt értékelik, hogy a Pályázó előadásmódja, beszédstílusa, illetve megjelenése (fellépésének) mennyire van összhangban a Társaság elvárásaival, valamint olyan munkakörök esetén, ahol a videók magas színvonalú készítése a munkavállaló munkaköri feladatai közé tartozik, a videót technikai szempontból értékelik.
Az értékelés szempontjainak megismerését a tesztlapok / online felület még a kitöltést, illetve a videó elkészítését megelőzően lehetővé teszi, vagy azokat a személyes interjú során a Pályázóval az interjú kezdetét megelőzően közlik.
A szakmai alkalmasság felmérésének egyik fenti módszere sem irányul a Pályázó magánéletének vagy a szakmai alkalmasság felméréséhez szükségtelen személyiségjegyek megismerésére.
A fenti szakember kizárólag az esetleges értékelés eredményét közli a Társasággal: (i) a Pályázó az adott munkakörre megfelel vagy nem felel meg, vagy (ii) a munkakör betöltéséhez további feltételek biztosítása szükséges a Társaság részéről, például: további szakmai képzés, vezető pozíciók esetén vezetői képzés lehetőségének biztosítása.
Az adatkezelés időtartama:
A Társaság a személyes adatokat az „A Pályázók személyes adatainak kezelése a Társaság által meghirdetett, valamint a Pályázók által megpályázott álláshelyek betöltése (toborzás) és a kiválasztási folyamat dokumentálása céljából.” adatkezelési célnál megadott szempontok szerint őrzi.
A Pályázók alkalmassági vizsgálat során megadott válaszaihoz, valamint azok értékeléséhez (megismert szakmai alkalmasság) a Társaság szervezetén belül az érintett álláspályázat szerinti terület illetékese és a Társaság People & Culture csapatának illetékes munkavállalói férhetnek hozzá, valamint a Társaság által felkért vagy a Társaság állományába tartozó szakember (ez utóbbi a válaszokhoz is, míg az előbbiek kizárólag az eredményekhez rendelkeznek hozzáféréssel).
c. A Pályázó önéletrajzának és egyéb álláspályázati anyagainak (például: motivációs levél) megőrzése abból a célból, hogy a Társaság a Pályázót a jövőben (például egy későbbi üresedés esetén) állásajánlattal közvetlenül megkereshesse.
Az adatkezelés jogalapja:
A GDPR 6. cikk (1) a) pontja (önkéntes hozzájárulás).
A Társaság a Pályázót a kiválasztási folyamat lezárását követően vagy meghirdetett álláshely és üresedés hiányában is álláspályázati anyagának, valamint az alkalmassági vizsgálat eredményének, és az interjún a Társaság által készített feljegyzéseknek a további megőrzésére vonatkozó hozzájárulás megadására kérheti jövőbeli esetleges állásajánlattal történő megkeresés céljából (például: a Pályázó által megpályázott területen jelenleg nincs üresedés, de a későbbiekben várható).
A kezelt adatok köre:
A Pályázó által eredetileg rendelkezésre bocsátott személyes adatok köre, a Társaság által végeztetett alkalmassági vizsgálat eredménye, a Társaság által az interjún a Pályázóról készített feljegyzések.
Az adatkezelés időtartama:
A kiválasztási folyamat lezárását követő 3 év. Ez az időtartam, amíg a Társaság véleménye szerint az adatkezelés céljához szükséges adatok naprakészek és pontosak lehetnek. Például, ha a Pályázó tapasztalata nem elegendő a jelentkezés időpontjában, de egy későbbi időpontban egy későbbi munkakör betöltésére alkalmassá válhat. A Pályázó a fenti határidő alatt is bármikor kérheti adatai törlését a Társaságtól. A Pályázó ezen joga az esetlegesen elvégzett alkalmassági vizsgálat során felvett adatokra is kiterjed. A Pályázó ez esetben azonban tudomásul veszi, hogy új álláspályázat benyújtásakor új alkalmassági vizsgálat elvégzése válhat szükségessé.
A Pályázók álláspályázati anyagaihoz és az abban foglalt személyes adataihoz a Társaság szervezetén belül az érintett álláspályázat szerinti terület illetékese és a Társaság People & Culture csapatának illetékesei férhetnek hozzá az adatkezelés időtartama alatt.
A GDPR 6. cikk (1) a) pontja (önkéntes hozzájárulás).
A Társaság a Pályázót a kiválasztási folyamat lezárását követően vagy meghirdetett álláshely és üresedés hiányában is álláspályázati anyagának, valamint az alkalmassági vizsgálat eredményének, és az interjún a Társaság által készített feljegyzéseknek a további megőrzésére vonatkozó hozzájárulás megadására kérheti jövőbeli esetleges állásajánlattal történő megkeresés céljából (például: a Pályázó által megpályázott területen jelenleg nincs üresedés, de a későbbiekben várható).
A kezelt adatok köre:
A Pályázó által eredetileg rendelkezésre bocsátott személyes adatok köre, a Társaság által végeztetett alkalmassági vizsgálat eredménye, a Társaság által az interjún a Pályázóról készített feljegyzések.
Az adatkezelés időtartama:
A kiválasztási folyamat lezárását követő 3 év. Ez az időtartam, amíg a Társaság véleménye szerint az adatkezelés céljához szükséges adatok naprakészek és pontosak lehetnek. Például, ha a Pályázó tapasztalata nem elegendő a jelentkezés időpontjában, de egy későbbi időpontban egy későbbi munkakör betöltésére alkalmassá válhat. A Pályázó a fenti határidő alatt is bármikor kérheti adatai törlését a Társaságtól. A Pályázó ezen joga az esetlegesen elvégzett alkalmassági vizsgálat során felvett adatokra is kiterjed. A Pályázó ez esetben azonban tudomásul veszi, hogy új álláspályázat benyújtásakor új alkalmassági vizsgálat elvégzése válhat szükségessé.
A Pályázók álláspályázati anyagaihoz és az abban foglalt személyes adataihoz a Társaság szervezetén belül az érintett álláspályázat szerinti terület illetékese és a Társaság People & Culture csapatának illetékesei férhetnek hozzá az adatkezelés időtartama alatt.
d. Azoknak a lehetséges jelölteknek a nyilvántartása, akik számára a Társaságnál az adott időpontban nincsen nyitott pozíció, de egy későbbi nyitott pozícióban alkalmas jelöltek lehetnek.
Az adatkezelés jogalapja:
A GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság jogos érdeke). A jogos érdek: a munkaerő-piac alakulásának és a lehetséges jelöltek körének nyomonkövetése, annak érdekében, hogy a Társaság megfelelő rálátással rendelkezzen a kapcsolódó folyamatok alakulására, és azonosítsa a leendő munkavállalók alkalmazásával kapcsolatos mindenkori lehetőségeit (például szóba jöhető jelöltek köre, karrierútjuk alakulása). A Társaság a szóba jöhető jelölteket kizárólag abban az esetben keresi meg, ha interjúztatni szeretné egy meghatározott pozícióra.
A kezelt adatok köre:
A Társaság kizárólag nyilvánosan hozzáférhető szakmai információkat, illetve az érintett által saját maga közzétett szakmai információkat gyűjt a lehetséges jelöltekről, úgymint név, email cím, az információ forrása (például LinkedIn, profession.hu vagy más karrier oldal, állásbörze - HVG, Corvinus, EFOTT vagy saját szervezésű hasonló célú esemény) és az adott forrás helyén nyilvános hozzáférhető adatok (például LinkedIn profil tartalma, önéletrajz). Az adatkezelés minden esetben az adott forrás ezzel kapcsolatos feltételei és az abban foglalt korlátozások (például felhasználási cél, adattörlési idő) szerint történik.
Az adatkezelés időtartama:
Adatmegőrzési idő: A nyilvántartásba vételtől számitott 3 év. Ez az időtartam, amíg a Társaság véleménye szerint az adatkezelés céljához szükséges adatok naprakészek és pontosak lehetnek. A Pályázó a fenti határidő alatt is bármikor kérheti adatai törlését a Társaságtól.
Az adatokhoz a Társaság szervezetén belül az alábbi személyek férnek hozzá: People & Culture csapat és az érintett álláspályázat szerinti terület illetékese.
A GDPR 6. cikk (1) f) pontja (a Társaság jogos érdeke). A jogos érdek: a munkaerő-piac alakulásának és a lehetséges jelöltek körének nyomonkövetése, annak érdekében, hogy a Társaság megfelelő rálátással rendelkezzen a kapcsolódó folyamatok alakulására, és azonosítsa a leendő munkavállalók alkalmazásával kapcsolatos mindenkori lehetőségeit (például szóba jöhető jelöltek köre, karrierútjuk alakulása). A Társaság a szóba jöhető jelölteket kizárólag abban az esetben keresi meg, ha interjúztatni szeretné egy meghatározott pozícióra.
A kezelt adatok köre:
A Társaság kizárólag nyilvánosan hozzáférhető szakmai információkat, illetve az érintett által saját maga közzétett szakmai információkat gyűjt a lehetséges jelöltekről, úgymint név, email cím, az információ forrása (például LinkedIn, profession.hu vagy más karrier oldal, állásbörze - HVG, Corvinus, EFOTT vagy saját szervezésű hasonló célú esemény) és az adott forrás helyén nyilvános hozzáférhető adatok (például LinkedIn profil tartalma, önéletrajz). Az adatkezelés minden esetben az adott forrás ezzel kapcsolatos feltételei és az abban foglalt korlátozások (például felhasználási cél, adattörlési idő) szerint történik.
Az adatkezelés időtartama:
Adatmegőrzési idő: A nyilvántartásba vételtől számitott 3 év. Ez az időtartam, amíg a Társaság véleménye szerint az adatkezelés céljához szükséges adatok naprakészek és pontosak lehetnek. A Pályázó a fenti határidő alatt is bármikor kérheti adatai törlését a Társaságtól.
Az adatokhoz a Társaság szervezetén belül az alábbi személyek férnek hozzá: People & Culture csapat és az érintett álláspályázat szerinti terület illetékese.
3. A Társaság által alkalmazott adatbiztonsági intézkedések
A Társaság kötelező adatvédelmi oktatást biztosít minden munkavállalója és partnere számára.
Ilyen oktatás például:
- adatvédelmi tudatosság tréning - a személyes adatok kezelésével kapcsolatos jogszabályok ismerete (pl, GDPR, adatkezeléssel kapcsolatos jogok) és adatvédelmi incidensek kezelése – (Privacy Awareness Training),
- információbiztonsági tudatossági tréning – irodán kívüli munkavégzés, távoli hozzáférés, jelszókezelés, kommunikáció (email, üzenetküldés), social engineering, incidensek megelőzése (Information Security End User Awareness Training).
A Társaság a technikai adatbiztonságot a rendszerhez való hozzáférés ellenőrzésével, titkosítással, tűzfalakkal, anti-vírus, illetve anti-malware szoftverek, valamint adatvesztést megelőző szoftverek (pl. a rendszerekből való adatkivonás, bizonyos adattípusokat tartalmazó emailek, USB-k blokkolása) használatával, valamint erős jelszó-szabályzattal biztosítja.
A Társaság a szervezeti adatbiztonságot a következő intézkedésekkel biztosítja: zárt helyiségek, a People & Culture csapathelyiségeihez és a szerver szobákhoz való hozzáférés korlátozása; információbiztonsági belső szabályzatok és eljárások, tiszta asztal szabályzat, adatklasszifikáció, incidenskezelés.
4. A Pályázók és egyéb érintettek adatvédelmi jogai és jogorvoslati lehetőségei
4.1 Adatvédelmi jogok és jogorvoslatok
Az érintettek – ideértve a Pályázókat, valamint a 2. pontban felsorolt egyéb személyeket (például: más nevében álláspályázat benyújtása) – adatvédelmi jogait és jogorvoslati lehetőségeit részletesen a GDPR vonatkozó rendelkezései (így különösen a GDPR 15-21., 77-79. és 82. cikkei) tartalmazzák. Az alábbi összefoglalás tartalmazza a legfontosabb rendelkezéseket, illetve a Társaság ennek megfelelően nyújt tájékoztatást a Pályázók és egyéb érintettek részére az adatkezeléssel kapcsolatos jogaikról és jogorvoslati lehetőségeikről.
A Társaság tájékoztatja a Pályázókat, hogy az alkalmassági vizsgálatok keretében kitöltött papíralapú vagy online tesztlapokat, szóbeli kérdésekre adott válaszokat és az abban foglalt személyes adatokat kizárólag a Társaság által felkért vagy a Társaság saját állományába tartozó, titoktartásra kötelezett szakember kezeli. Ezen személyes adatok tekintetében az érintettek megkereséssel élhetnek a fenti szakemberhez – a fenti elérhetőségein – vagy a Társasághoz is, amely a megkeresést a szakember részére továbbítja. Ezen megkeresések teljesítését a Társaság kizárólag abban az esetben vállalja, amennyiben az nem jár az érintett tesztlapok vagy szóbeli kérdésekre adott válaszok tartalmának és az abban foglalt személyes adatoknak a Társaság általi, érintett hozzájárulása nélküli megismerésével; ellenkező esetben a megkereséseket – a Társaság nevében – a Társaság által felkért vagy a Társaság saját állományába tartozó szakember teljesíti.
A Társaság indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen az érintett joggyakorlással kapcsolatos kérelmének beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a kérelme nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a Társaság a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.
A Társaság az érintett által kért információkat írásban, vagy – az érintett elektronikus úton benyújtott, illetve ezirányú kérelme esetén – elektronikusan adja meg. Az érintett részére szóbeli tájékoztatás is adható, amennyiben az érintett a személyazonosságát a Társaság részére igazolja.
4.2 Az érintett hozzáférési joga
- Az érintett jogosult arra, hogy visszajelzést kapjon a Társaságtól arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e. Ha ilyen adatkezelés folyamatban van, az érintett jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:
- az adatkezelés céljai;
- az érintett személyes adatok kategóriái;
- azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat a Társaság közölte vagy közölni fogja, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
- adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
- az érintett arra vonatkozó joga, hogy kérelmezheti a Társaságtól a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
- valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga; és
- ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
- Ha személyes adatoknak harmadik országba történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozóan a megfelelő garanciákról.
- Az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát a Társaság az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért a Társaság az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri.
- Ha egy adatkezelési cél a Társaság vagy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, a jogos érdek megállapításához használt érdekmérlegelési tesztet a Társaság a fenti elérhetőségek valamelyikére benyújtott kérelem esetén rendelkezésre bocsátja.
4.3 A helyesbítéshez való jog
Az érintett jogosult arra, hogy a Társaság kérésére indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Az érintett jogosult továbbá arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.
4.4 A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
- Az érintett jogosult arra, hogy kérésére a Társaság indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
- a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat a Társaság gyűjtötte vagy más módon kezelte;
- az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
- az érintett tiltakozik az adatkezelése ellen, és adott esetben nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
- a személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;
- a személyes adatokat a Társaságra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell; vagy
- a személyes adatok gyűjtésére információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.
- Az (1) bekezdés nem alkalmazandó, amennyiben az adatkezelés szükséges, többek között:
- a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
- a személyes adatok kezelését előíró, a Társaságra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése céljából;
- a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben az (1) bekezdésben említett jog valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést; vagy
- jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.
4.5 Az adatkezelés korlátozásához való jog
- Az érintett jogosult arra, hogy kérésére a Társaság korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
- az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy a Társaság ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
- az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
- a Társaságnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
- az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a Társaság jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
- Ha az adatkezelés az (1) bekezdés alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
- Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról a Társaság előzetesen tájékoztatja az érintett, akinek kérésére a fentiek alapján korlátozták az adatkezelést.
4.6 A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség
A Társaság minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés-korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölte, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére a Társaság tájékoztatja e címzettekről.
4.7 Az adathordozhatósághoz való jog
- Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa a Társaság rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt a Társaság akadályozná, ha:
- az adatkezelés hozzájáruláson, vagy szerződésen alapul; és
- az adatkezelés automatizált módon történik.
- Az adatok hordozhatóságához való jog (1) bekezdés szerinti gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok adatkezelők (így a Társaság és egyéb adatkezelő) közötti közvetlen továbbítását.
- A fentebb írt jog gyakorlása nem sértheti a törléshez való jog („elfeledtetéshez való jog”) vonatkozásában írt rendelkezéseket, továbbá e jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.
4.8 A tiltakozáshoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak jogos érdeken alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben a személyes adatokat a Társaság nem kezeli tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
4.9 A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog
Az érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál – különösen a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállamban –, ha az érintett megítélése szerint az érintettre vonatkozó személyes adatok kezelése megsérti a GDPR rendelkezéseit. Magyarországon az illetékes felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (weboldal: http://naih.hu/; cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.; telefon: +36-1-391-1400; fax: +36-1-391-1410; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu).
4.10 A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
- Az érintett jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra a felügyeleti hatóság érintettre vonatkozó, jogilag kötelező erejű döntésével szemben.
- Az érintett jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra, ha az illetékes felügyeleti hatóság nem foglalkozik a panasszal, vagy három hónapon belül nem tájékoztatja az érintettet a benyújtott panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről vagy annak eredményéről.
- A felügyeleti hatósággal szembeni eljárást a felügyeleti hatóság székhelye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani.
4.11 A Társasággal vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
- Az érintett a rendelkezésre álló közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok – köztük a felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog – sérelme nélkül hatékony bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak a GDPR-nak nem megfelelő kezelése következtében megsértették a GDPR szerinti jogait.
- A Társasággal vagy az adatfeldolgozóval szembeni eljárást a Társaság vagy az adatfeldolgozó tevékenységi helye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani. Az ilyen eljárás megindítható az érintett szokásos tartózkodási helye szerinti tagállam bírósága előtt is. Az ilyen per Magyarországon a törvényszék hatáskörébe tartozik. A pert az érintett - választása szerint - a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja. A bíróság (törvényszék) illetékességéről és elérhetőségeiről az alábbi honlapon tájékozódhat: www.birosag.hu.
Melléklet: A Társaság által folytatott alkalmassági vizsgálattal kapcsolatos érdekmérlegelési teszt
A Pályázók adatainak kezelése tekintetében a Társaság jogos érdekén alapuló adatkezeléssel kapcsolatos érdekmérlegelési tesztet – amely bemutatja, hogy alkalmassági vizsgálat elvégzése tekintetében a Társaság jogos érdekei miért is írják felül az érintettek olyan érdekeit vagy alapvető jogait és szabadságait, amelyek a személyes adatok védelmét teszik szükségessé – az alábbi táblázat tartalmazza.
A Pályázók adatainak kezelése tekintetében a Társaság jogos érdekén alapuló adatkezeléssel kapcsolatos érdekmérlegelési tesztet – amely bemutatja, hogy alkalmassági vizsgálat elvégzése tekintetében a Társaság jogos érdekei miért is írják felül az érintettek olyan érdekeit vagy alapvető jogait és szabadságait, amelyek a személyes adatok védelmét teszik szükségessé – az alábbi táblázat tartalmazza.
| 1. Feltétlenül szükséges-e alkalmassági vizsgálat elvégzése egyes munkakörök tekintetében álláspályázatot benyújtó Pályázók esetén? Nem állnak-e rendelkezésre olyan alternatív megoldások, amelyek alkalmazásával személyes adatok kezelése nélkül megvalósítható a tervezett cél? | Az érintettek személyes adatait kevésbé érintő, az adatkezelési célok elérését megközelítő eredményességgel biztosító adatkezelési megoldás nem áll rendelkezésre. Tekintettel a Társaság által ellátott tevékenység (shared service center - pénzügyi, HR és IT szolgáltatás idegen nyelven történő nyújtása más Roche leányvállalatoknak) jellegére, valamint az annak kapcsán megkövetelt magasfokú szolgáltatásminőségre, személy- és vagyonbiztonságra, munkavédelmi és egészségvédelmi előírások betartására, elengedhetetlenül szükséges egyes munkakörök tekintetében az állásinterjúk során a munkakör betöltéséhez szükséges szakmai alkalmasságot vizsgáló alkalmassági vizsgálat lefolytatása. Amennyiben a Társaság videók készítését írja elő a Pályázóknak, akkor az adatkezelés szükségességét az alábbi indokok is alátámasztják:
Olyan az érintett jogait kevésbé korlátozó eszköz, amellyel az adatkezelés célja elérhető lenne (például írásbeli alkalmassági teszt), nem áll rendelkezésre. |
| 2. A Társaság jogos érdeke | A Társaság jogos érdekének tekintendő:
|
| 3. Mi az adatkezelés célja? Milyen adatkezelési célok mellett, és milyen személyes adatok meddig tartó kezelését igényli a jogos érdek? | Az adatkezelés célja a Pályázó megpályázott munkakörre való szakmai alkalmasságának felmérése. A Társaság az alkalmassági vizsgálatok eredményét kizárólag az adott pozíció (munkakör) betöltéséhez szükséges alkalmasság körén belül kezeli, mely körülményre már az alkalmassági vizsgálat során feltett kérdések, feladatok megfogalmazásakor figyelemmel volt. A Pályázó által online felületen / tesztlapokban / személyes megfigyelés során megadott válaszokat kizárólag a Társaság által felkért vagy a Társaság állományába tartozó szakember értékeli. A Társaság által felkért vagy a Társaság állományába tartozó szakember az alkalmassági vizsgálatok eredményét és kapcsolódó dokumentációját kizárólag az értékelése elkészítéséig kezeli, azt követően haladéktalanul átadja a Társaság részére (amely csak az alkalmassági vizsgálat eredményét ismerheti meg). A Társaság az alkalmassági vizsgálatok eredményét és a kapcsolódó dokumentációt (ideértve elsődlegesen a kitöltött tesztlapokat) a fenti 2. és 3. pontban jelölt időtartamban kezeli (a tesztlapok és hasonló kapcsolódó dokumentáció esetén ez a biztonságos tárolásra korlátozódik). A Társaság minden esetben, még az esetleges alkalmassági vizsgálat megkezdése előtt tájékoztatja az érintett Pályázókat a vizsgálat elvégzésének szükségességéről, a vizsgált szakmai alkalmasságról és a vizsgálat menetéről, továbbá a jogaikról és jogorvoslati lehetőségeikről. |
| 4. Mik az érintettek érdekei az adatkezelés vonatkozásában? | Az érintett Pályázók személyiségi jogának, képmáshoz és hangfelvételhez fűződőjogának, valamint személyes adatokhoz fűződő jogának és szabadságainak tiszteletben tartása, amely már az alkalmassági vizsgálat kidolgozásakor, valamint a Társaság által felkért vagy a Társaság állományába tartozó szakember kiválasztásakor, és a vele való szerződéskötés folyamán – még az alkalmassági vizsgálat tényleges elvégzése előtt – a lehető legmesszemenőbb mértékig figyelembevételre került. |
| 5. Miért korlátozza arányosan a Társaság jogos érdeke az érintetti jogokat és szabadságokat? |
|